“Guiando a la excelencia académica, mediante la gestión documental y conservando la memoria histórica de la UNESUM”
Velar por la organización, conservación, consulta y protección del acervo documental de la Universidad Estatal del Sur de Manabí – UNESUM, mediante la administración eficiente y eficaz de la Información. En apoyo a la administración, investigación, extensión, docencia y la producción documental de la Institución.
Contar con el Programa de Gestión Documental y Archivos consolidado y reconocido, dentro de la Educación Superior y como referente para la sociedad en el ámbito archivístico, mediante una estructura simple y flexible; fundamentada en el talento humano.
El Programa de Gestión y Manejo de Archivos de la Universidad Estatal del Sur de Manabí UNESUM, se define como el conjunto estructurado de dependencias, cuerpos colegiados y componentes de índole archivístico, jurídico y técnico que permiten la normalización de los procesos archivísticos, el desarrollo de la Universidad como centro de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
Área que depende de la Secretaría General de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, la cual es guardiana de nuestra historia y el motor que promueve un futuro más ordenado y eficaz. Cada documento que mantenemos representa una parte de nuestra identidad, mientras desarrollamos instrumentos para progresar con dedicación e innovación. Aspiramos a ser un referente en la región, donde las prácticas archivísticas y la tecnología se combinan para convertir la información en un recurso estratégico. Ya que cada archivo tiene una historia detrás, y cada historia es un legado que nos motiva hacia el futuro.
Los usuarios internos y externos pueden realizar las consultas y acceder a información contenida en documentos preexistentes en el Archivo General, ya sea para conocer su contenido, como parte de un proceso de investigación, o para tomar decisiones, facilitando el uso de la información y promoviendo con el derecho de acceso a la misma.
REQUISITOS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS
Es indispensable presentar un documento de identidad válido, para el personal externo (cédula, pasaporte) para el personal interno el carnet institucional, para acreditarse.
Se debe presentar una solicitud clara y fundamentada, especificando los documentos que desea consultar o el propósito de la consulta.
En caso de requerir documentos certificados: debe solicitar con memorando si es personal interno de la Universidad y con oficio para el usuario externo, dirigido a la Secretaría General.
Proporcionar un correo electrónico u otro medio para recibir notificaciones y coordinar la cita; pueden solicitar la consulta de documentos por medio del correo electrónico del Archivo General de la UNESUM gestiondocumental.archivo@unesum.edu.ec.
Todos los usuarios internos y externos deben cumplir y seguir los procedimientos establecidos por el Área de Gestión Documental y Manejo de Archivos.
El Archivo General solo facilita copias simples de los documentos que se encuentran bajo su custodia, se puede transferir de manera física, digital o electrónica.
Los usuarios internos de la UNESUM podrán realizar un préstamo de documentos del Archivo General, acercándose presencialmente al archivo, llenar el formulario de préstamo documental y presentar tu documento de identificación, el cual será retenido temporalmente. El proceso también implica definir el plazo de préstamo según la necesidad y el tipo de expediente, y se entregará el documento previo registro de la entrega y firma del responsable.
PASOS PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Para devolver el documento:
Nuestro equipo de expertos en digitalización llevará a cabo todas las tareas requeridas para poner en marcha líneas de producción automatizadas con equipamiento específico para cualquier formato de documentos y herramientas que simplifiquen el tratamiento de la documentación.
El Archivo General ofrece asesoramientos específicos según las solicitudes de las dependencias académicas y administrativas de la UNESUM; además se planifica capacitaciones en modalidad presencial o virtual al personal responsable de los archivos de gestión en coordinación con la Secretaría General y Dirección de Talento Humano.
Con el fin de comprobar que se cumple con las normas, que los procesos sean eficaces y que la información está segura, el personal del Archivo General efectuara por lo menos dos auditorías anuales a la gestión documental y a los archivos de las diversas unidades administrativas y académicas de la UNESUM. Esto asegurará que los documentos estén organizados, sean íntegros, tengan acceso garantizado y se conserven. La meta principal es determinar ámbitos de mejora, minimizar riesgos, maximizar recursos y garantizar que la UNESUM cumpla con sus compromisos legales y metas estratégicas.
El Sistema Institucional de Archivos de la UNESUM, es la herramienta tecnológica que se complementa al Programa de Gestión Documental y Manejo de Archivos cumpliendo con los objetivos estratégicos, ofreciendo funciones avanzadas como el almacenamiento centralizado, automatización de flujos de trabajo, control de versiones y la seguridad de la información.
