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  • Km 1½, Vía Jipijapa – Noboa
  • Lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 17:00 p.m.
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Gestión documental y archivos

UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ

MISIÓN

Velar por  la organización, conservación, consulta y protección del acervo documental de la Universidad Estatal del Sur de Manabí – UNESUM, mediante la administración eficiente y eficaz de la Información. En apoyo a la administración, investigación, extensión, docencia y la producción documental de la Institución.

VISIÓN

Contar con el Programa de Gestión Documental y Archivos consolidado y reconocido, dentro de la Educación Superior y como referente para la sociedad en el ámbito archivístico, mediante una estructura simple y flexible;  fundamentada en el talento humano.

“Guiando a la excelencia académica, mediante la gestión documental y conservando la memoria histórica de la UNESUM” PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y MANEJO DE ARCHIVOS El Programa de Gestión y Manejo de Archivos de la Universidad  Estatal del Sur de Manabí UNESUM, se define como el conjunto estructurado de dependencias, cuerpos colegiados y componentes de índole archivístico, jurídico y técnico que permiten la normalización de los procesos archivísticos, el desarrollo de la Universidad como centro de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. Estructura Orgánica Funcional COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS Área que depende de la Secretaría General de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, la cual es guardiana de nuestra historia y el motor que promueve un futuro más ordenado y eficaz. Cada documento que mantenemos representa una parte de nuestra identidad, mientras desarrollamos instrumentos para progresar con dedicación e innovación. Aspiramos a ser un referente en la región, donde las prácticas archivísticas y la  tecnología se combinan para convertir la información en un recurso estratégico.  Ya que cada archivo tiene una historia detrás, y cada historia es un legado que nos motiva hacia el futuro. VALORES
  1. Transparencia: Los principios y acciones destinadas a garantizar el acceso a información clara y oportuna para los usuarios internos y externos.
  2. Flexibilidad: Adaptación al cambio y los requerimientos que requiera el usuario interno y externo.
  3. Lealtad: Cumplir con lo que se promete.
  4. Efectividad: Demostrada eficiencia y eficacia para el logro óptimo de resultados basados en la excelencia, rectitud y honestidad, a partir de un servicio positivo a la sociedad.
PRINCIPIOS
  1. Coordinación y articulación.
  2. Descentralización y desconcentración.
  3. Acceso a la información.
  4. Protección del patrimonio documental.
  5. Cultura archivística y proyecto ético.
  6. Protección de los derechos fundamentales y de los documentos.
  7. Cultura de la calidad.
  8. Incorporación de nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones.

Gestión Documental y Archivos

Diagnóstico

Instructivos

Políticas

Programa de Gestión Documental

Reglamentos

Los usuarios internos y externos pueden realizar las consultas y acceder a información contenida en documentos preexistentes en el Archivo General, ya sea para conocer su contenido, como parte de un proceso de investigación, o para tomar decisiones, facilitando el uso de la información y promoviendo con el derecho de acceso a la misma.

REQUISITOS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

  • Identificación del solicitante:

Es indispensable presentar un documento de identidad válido, para el personal externo (cédula, pasaporte) para el personal interno el carnet institucional, para acreditarse.

  • Solicitud formal al responsable de la Gestión Documental y Archivos:

Se debe presentar una solicitud clara y fundamentada, especificando los documentos que desea consultar o el propósito de la consulta.

En caso de requerir documentos certificados: debe solicitar con memorando si es personal interno de la Universidad y con oficio para el usuario externo, dirigido a la Secretaría General.

  • Medios de contacto:

Proporcionar un correo electrónico u otro medio para recibir notificaciones y coordinar la cita; pueden solicitar la consulta de documentos por medio del correo electrónico del Archivo General de la UNESUM gestiondocumental.archivo@unesum.edu.ec.

  • Cumplimiento de normativas: 

Todos los usuarios internos y externos deben cumplir y seguir los procedimientos establecidos por el Área de Gestión Documental y Manejo de Archivos.

Nota.

El Archivo General solo facilita copias simples de los documentos que se encuentran bajo su custodia, se puede transferir de manera física, digital o electrónica.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Los usuarios internos de la UNESUM podrán realizar un préstamo de documentos del Archivo General, acercándose presencialmente al archivo, llenar el formulario de préstamo documental y presentar tu documento de identificación, el cual será retenido temporalmente. El proceso también implica definir el plazo de préstamo según la necesidad y el tipo de expediente, y se entregará el documento previo registro de la entrega y firma del responsable.

PASOS PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

  1. Acude al Archivo General: Preséntate de manera presencial en las instalaciones del Archivo General.
  2. Solicita el préstamo: Emitir un Memorando dirigido a la Secretaría General, solicitando el préstamo de la información y expediente que necesita.
  3. Presenta tu identificación: Entrega tu documento de identificación para que sea retenido temporalmente por el archivo.
  4. Llena el formulario: Completa el formulario de préstamo documental con la información requerida sobre el expediente solicitado y tus datos.
  5. Acuerda el plazo: Define y establece el plazo de préstamo del documento, que puede variar según el tipo de expediente y la necesidad.
  6. Recibe el documento: El personal autorizado del archivo te entregará el expediente y registrará la entrega.

Para devolver el documento:

  1. Devuelve el expediente: Entrega el documento en el Archivo General, en el plazo acordado, en las mismas condiciones en que lo recibiste.
  2. Verificación y registro: El personal del Archivo General verificará la integridad del expediente y lo registrará como devuelto.
  3. Recupera tu identificación: Una vez verificado el documento, el personal autorizado del archivo te entregará tu identificación que fue retenida.

Nuestro equipo de expertos en digitalización llevará a cabo todas las tareas requeridas para poner en marcha líneas de producción automatizadas con equipamiento específico para cualquier formato de documentos y herramientas que simplifiquen el tratamiento de la documentación.

El Archivo General ofrece asesoramientos específicos según las solicitudes de las dependencias académicas y administrativas de la UNESUM; además se planifica capacitaciones en modalidad presencial o virtual al personal responsable de los archivos de gestión en coordinación con la Secretaría General y Dirección de Talento Humano.

 

 

Con el fin de comprobar que se cumple con las normas, que los procesos sean eficaces y que la información está segura, el personal del Archivo General efectuara por lo menos dos auditorías anuales a la gestión documental y a los archivos de las diversas unidades administrativas y académicas de la UNESUM. Esto asegurará que los documentos estén organizados, sean íntegros, tengan acceso garantizado y se conserven. La meta principal es determinar ámbitos de mejora, minimizar riesgos, maximizar recursos y garantizar que la UNESUM cumpla con sus compromisos legales y metas estratégicas.

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